تصور کنید پشت میز کارتان نشسته‌اید و سعی می‌کنید روی کارهای خود تمرکز کنید، اما ذهنتان به جاهای دیگری می رود. به سفری که در پیش دارید فکر می‌کنید، برنامه‌های آخر هفته با دوستان و کارهای منزل که خارج از ساعت کاری باید انجام دهید، همه و همه باعث می‌شوند که تمرکزتان از دست برود. این کمبود تمرکز می‌تواند ناامیدکننده باشد. این حواس‌پرتی‌ها باعث می‌شوند که تحت فشار قرار بگیرید و احساس کنید باید با عجله کارهایتان را به پایان برسانید و همیشه نگران باشید که نتوانید به موقع کارهای خود را انجام دهید. ولی مدیریت موثر زمان به‌طور طبیعی به دست نمی‌آید، اما مدیریت زمان چیست؟
اگر بهره‌وری شما پایین است و می‌خواهید در طول روز کاری خود به نتایج بیشتری دست یابید، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند که بر مسیر خود باقی بمانید. باید این مهارت ها را در خود تقویت کنید تا بتوانید پیشرفت فردی خود را بسنجید یا کل تیم را به کار بگیرید تا به‌طور جمعی زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
مدیریت موثر زمان، خود به خود به دست نمی‌آید. به همین دلیل، کتاب‌ها، تکنیک‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان زیادی در این باره تولید شده اند.
اما به جای اینکه مستقیماً به عمق مطلب بپردازید، با این مقاله شروع کنید که یک دید کلی از ادبیات مدیریت زمان به شما ارائه می‌دهد. ما در اینجا به هفت عنصر اصلی مدیریت زمان و نحوه اعمال آنها می‌پردازیم.
اهمیت مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه‌ای از رفتارها است که به ما کمک می‌کند زمان خود را به‌طور مؤثری مدیریت کرده و به نیازهای زندگی شخصی و حرفه‌ای خود پاسخ دهیم. اگرچه تعریف مدیریت زمان از یک حوزه به حوزه دیگر متفاوت است. به عبارتی دیگر مدیریت زمان یعنی:
شکلی از تصمیم‌گیری که توسط افراد برای ساختاردهی، محافظت و تطبیق زمان خود با شرایط متغیر استفاده می‌شود.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
زمان و انرژی ما محدود است. باید آنها را به‌طور مناسبی بین مسئولیت‌های مختلف تقسیم کنیم و از آنها برای رسیدگی به خود، خانواده، دوستان و انجام وظایف کاری استفاده کنیم.
با مدیریت بهتر زمان، می‌توانیم تمامی مسئولیت‌ها، نیازهای کاری و اهداف خود را به‌درستی انجام دهیم. مهم‌تر از همه، از خطر احساس استرس زیاد، شکست و دیگر مسائل مرتبط با سلامت روانی ضعیف کاسته می‌شود.
بر اساس یک تحلیل مطالعاتی، مدیریت زمان به‌طور مثبت با موارد زیر مرتبط است:
- بهبود سلامت روانی و رضایت شغلی
- افزایش اعتماد به نفس و عزت نفس
- مدیریت استرس
- بهبود عملکرد کاری و تحصیلی، از جمله موفقیت تحصیلی و عملکرد شغلی
انتخاب استراتژی‌های مدیریت زمان
در تعریف مدیریت زمان، به سه مؤلفه اصلی اشاره کردیم: ساختاردهی، محافظت، و تطبیق.
- ساختاردهی به نحوه درک، اندازه‌گیری و تخصیص زمان اشاره دارد.
- محافظت شامل اقداماتی است که از هدر رفتن، انحراف یا استفاده نادرست از زمان ما جلوگیری می‌کند.
- تطبیق به میزان توانایی ما در مقابله با وظایف غیرمنتظره یا غافلگیری‌ها اشاره دارد.
در این مقاله، به بررسی هفت استراتژی کلیدی مدیریت زمان می‌پردازیم که می‌توان آنها را بر اساس این سه مؤلفه، گروه‌بندی کرد. این طبقه‌بندی به انتخاب استراتژی مناسب مدیریت زمان کمک می‌کند. همه استراتژی‌ها به محافظت از زمان و اهداف ما کمک می‌کنند، اما برخی از آنها به سایر مؤلفه‌ها نیز پاسخ می‌دهند.
استراتژی 1: شناسایی و حذف عوامل هدر دهنده زمان
فعالیت‌های هدر دهنده زمان، بدون اینکه به نتیجه نهایی یا هدف کلی کمک کنند، زمان، انرژی و تلاش ما را کاهش می‌دهند. پس اولین استراتژی برای مدیریت زمان حذف عواملی است که وقت ما را هدر می دهد.
برای شناسایی عواملی که باعث هدر رفتن زمان می‌شوند، می‌توان از یک دفترچه روزانه استفاده کرد که در آن فعالیت‌ها و مدت زمان صرف‌شده برای هر کدام ثبت شود. وقتی افراد متوجه شوند که کدام فعالیت‌ها وقتشان را تلف می‌کند، می‌توانند به مقابله با آنها بپردازند.
عوامل هدر دهنده زمان می‌توانند اشکال مختلفی داشته باشند، اما راه‌حل‌های عملی متنوعی برای مقابله با آنها وجود دارد.
استراتژی 2: دوری از کمال‌گرایی
نگرانی بیش از حد برای رسیدن به نتیجه‌ای کامل می‌تواند به سرعت، بهترین برنامه‌ها را از مسیر خود خارج کند. کمال‌گرایی یک رفتار ناسازگارانه است که با خودانتقادی شدید، ترس از اشتباه، شک و تردید به خود، و استانداردهای غیرممکن مشخص می‌شود.
کمال‌گراها لذت کمی از زندگی حرفه‌ای و شخصی خود می‌برند زیرا بیش از حد به عملکرد خود اهمیت می‌دهند و در معرض خطر بالاتری از اهمال‌کاری، فشار روانی و سندرم های روانی دیگر قرار دارند.
آنها اغلب اقدامات را تکرار می‌کنند و دور یک هدف دست‌نیافتنی می‌چرخند، که در نهایت باعث هدر رفتن زمانی می‌شود که می‌توانست به وظایف دیگری اختصاص یابد.
همراه با سایر استراتژی‌های مدیریت زمان که در این پست مطرح می شود، راهکارهای زیر برای کمک به غلبه بر کمال‌گرایی توصیه می‌شوند:
راههای مقابله با کمال گرایی
- تشخیص تفکر صفر و یک: کمال‌گراها از مدل‌های تفکر دودویی (درست–غلط) استفاده می‌کنند و تحمل کمی برای اشتباه دارند. باید بپذیرید هیچ پروژه‌ای هرگز کامل نخواهد بود، یک صدای درونی مهربان‌تر در خود پرورش دهید و زمانی برای دریافت بازخورد اختصاص دهید.
- تقسیم وظایف به اهداف کوچکتر و قابل دسترسی: هنگام تعیین اهداف، وظایف را به اهداف کوچکتر با انتظارات مشخص تقسیم کنید. به عنوان مثال، هدف اول می‌تواند تولید نسخه‌ای پیش‌نویس باشد که ممکن است حاوی اشتباهات باشد اما دارای ساختار درست است. در هدف دوم، می‌توانید بر روی اصلاح و بررسی ایرادات تمرکز کند.
- تعریف واضح برای کلمه ی کامل: کار کامل دست‌نیافتنی است و اغلب، کار کامل به‌خوبی تعریف نشده است. در عوض، جنبه‌های اصلی پروژه را شناسایی کنید که بیشترین تأثیر را دارند و می‌توانند به همان نتیجه‌ای برسند که یک کار کامل ایجاد می‌کند. بر این جنبه‌ها تمرکز کنید و نه بر روی جزئیات کم اهمیت.
استراتژی 3: حذف اهمال‌کاری
اهمال‌کاری یک رفتار اجتنابی است که بخشی از یک چرخه منفی است که در آن فرد می‌داند نتیجه یک وظیفه اهمیت دارد، اما انجام آن وظیفه با تجربه‌ای منفی همراه است. (در مقاله دیگری در آکادمی ستاره شمال به موضوع اهمال کاری و روشهای جلوگیری از آن پرداختیم، مطالعه آن هم برایتان مفید خواهد بود).
اهمال‌کاری در اشکال مختلف ظاهر می‌شود و معمولاً با احساسات منفی مانند احساس گناه و ترس از شکست همراه است. تمام این تجربه استرس‌زا است و باعث می‌شود مشتریان بخواهند از آن اجتناب کنند یا تغییراتی ایجاد کنند.
حذف اهمال‌کاری با آگاهی شروع می‌شود و سپس به مداخله نیاز دارد.
بر اساس یک متاآنالیز از چهار مداخله مختلف، مؤثرترین مداخله علیه اهمال‌کاری، درمان شناختی-رفتاری بود، بدون توجه به اینکه آیا استراتژی‌های مدیریت زمان مانند تقسیم وظیفه به بخش‌های کوچکتر، اولویت‌بندی وظایف، تعیین هدف یا مدیریت مؤثر زمان نیز شامل آن می‌شد یا خیر.
استراتژی مؤثر دیگر آموزش تقویت و قاطعیت است. در این آموزش، به فراگیران یاد داده می‌شود که چگونه نقاط قوت خود را شناسایی کرده و در موقعیت‌هایی که ممکن است اهمال‌کاری کنند، آن را به کار بگیرند. این روش‌ها زمانی که در چارچوب شناختی-رفتاری استفاده می‌شدند، بسیار مؤثر بودند.
استراتژی 4: گفتن “نه” به کار اضافی
پذیرفتن کار اضافی در حالی که سعی دارید از پس کارهای فعلی خود بربیایید، امر غیرمعمولی نیست. با این حال، پذیرفتن کار اضافی می‌تواند پیامدهای زیر را به همراه داشته باشد:
- زمان کمتری برای انجام وظایف موجود خواهید داشت که خطر شکست را افزایش می‌دهد.
- احتمال افزایش استرس و اضطراب در خصوص رسیدن به اهداف بیشتر می‌شود.
در اغلب موارد پذیرفتن این شرایط به نفع فرد نیست. بهتر است فرصت را به شکلی بی‌طرفانه رد کنید و تاثیرات کار اضافی بر زمان موجود را به وضوح بیان کنید. در ادامه، چند نمونه از نحوه انجام این کار آمده است:
- بیان مستقیم: من خوشحال می‌شدم که کمک کنم، اما در حال حاضر مشغول هستم و اگر کار اضافی را قبول کنم، نمی‌توانم آنها را به موقع انجام دهم.
- ارائه جایگزین: من در حال حاضر برنامه‌ام پر است، اما می‌توانم فرد دیگری را معرفی کنم که ممکن است بتواند این کار را انجام دهد.
- بررسی مجدد اولویت‌ها: اگر این کار بسیار ضروری است، می‌توانیم بررسی کنیم که آیا می‌توان برخی از وظایف فعلی من را به تعویق انداخت تا زمان برای انجام آن فراهم شود؟
با استفاده از این روش‌ها، می‌توانید بدون ایجاد تنش یا ایجاد احساس گناه، درخواست‌های کار اضافی را مدیریت کنید و همچنان بر اولویت‌های اصلی خود متمرکز بمانید.
استراتژی 5: تعیین اولویت‌ها
همه وظایف به یک اندازه مهم یا فوری نیستند. دانستن اینکه کدام وظایف مهم‌تر هستند و دادن اولئیت بیشتر به آنها، برای مدیریت زمان مؤثر بسیار حیاتی است. یک نمونه از اولویت‌بندی نادرست این است که پروژه‌ای که تا یک هفته دیگر باید تحویل داده شود، نادیده گرفته شده و به جای آن، روی پروژه‌ای کار شود که مهلت آن سه هفته دیگر است.
ماتریس آیزنهاور
یکی از راههای مفید برای تعیین اولویت‌ها، استفاده از ماتریس آیزنهاور است. در این روش، وظایف بر اساس دو بعد تقسیم می‌شوند: اهمیت و فوریت.
برای طبقه‌بندی وظایف، از تاریخ تحویل شروع کنید و از وظایف با فوریت بالا به وظایف با فوریت پایین حرکت کنید. فوریت به معنی نزدیکی مهلت انجام کار است. وظایفی که باید زودتر تحویل داده شوند، فوریت دارند، در حالی که وظایف با مهلت دیرتر فوریت کمتری دارند.
سپس، به هر وظیفه یک طبقه‌بندی اضافی اضافه کنید: اهمیت. اهمیت هر وظیفه را با توجه به تأثیر آن و مشارکت در اهداف بلندمدت ارزیابی کنید. وظایفی که به اهداف اساسی کمک می‌کنند، اهمیت بالایی دارند، در حالی که وظایفی که در این زمینه کمکی نمی‌کنند، اهمیت کمتری دارند.
در نتیجه، همه وظایف بر اساس فوریت و اهمیت طبقه‌بندی می‌شوند. این ماتریس به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید که کدام وظایف باید بلافاصله انجام شوند، کدام وظایف را می‌توان به تعویق انداخت، کدام وظایف را می‌توان به دیگران محول کرد، و کدام وظایف اصلاً نیاز به انجام ندارند.
ماتریس آیزنهاور به چهار دسته تقسیم می‌شود
- مهم و فوری: این وظایف باید بلافاصله انجام شوند.
- مهم ولی غیر فوری: این وظایف باید برنامه‌ریزی شوند تا بعداً انجام شوند.
- غیرمهم ولی فوری: این وظایف می‌توانند به دیگران محول شوند.
- غیرمهم و غیر فوری: این وظایف را می‌توان کنار گذاشت یا حذف کرد.
با استفاده از این ماتریس، می‌توانید بهتر تصمیم بگیرید که چگونه زمان خود را بین وظایف مختلف تقسیم کنید و بر روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنید.
ماتریس آیزنهاور: تعیین اولویت‌ها
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مؤثر برای مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف است. با استفاده از این ماتریس، می‌توان وظایف را بر اساس دو معیار اصلی یعنی فوریت و اهمیت تقسیم‌بندی کرد. هر وظیفه در یکی از چهار ربع ماتریس قرار می‌گیرد که بر اساس اولویت از چپ به راست و از بالا به پایین ترتیب‌بندی می‌شوند.
- انجام دهید – اولویت 1
در ربع بالایی سمت راست، وظایفی قرار می‌گیرند که هم فوریت بالا و هم اهمیت بالا دارند. این وظایف نیاز به توجه فوری شما دارند و باید ابتدا انجام شوند.
- برنامه‌ریزی کنید – اولویت 2
وظایفی که اهمیت بالایی دارند اما فوری نیستند، در ربع بالایی سمت چپ قرار می‌گیرند. این وظایف ممکن است هنوز مهلت مشخصی نداشته باشند، اما باید به بخش‌های کوچکتر تقسیم شوند یا برای آینده برنامه‌ریزی شوند.
- محول کنید – اولویت 3
وظایفی که فوریت دارند اما اهمیت کمی دارند، در ربع پایینی سمت راست قرار می‌گیرند. این وظایف نیازی به توجه شخصی شما ندارند و می‌توان آنها را به دیگران محول کرد.
- حذف کنید – اولویت 4
وظایفی که اهمیت و فوریت کمی دارند، در ربع پایینی سمت چپ قرار می‌گیرند. این وظایف می‌توانند کنار گذاشته شوند یا برای زمانی که بار کاری کمتر است، نگه داشته شوند.
نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور
اولویت‌دهی: همه وظایف نمی‌توانند همزمان هم مهم و هم فوری باشند. اگر چنین باشد، فرد ممکن است دچار سردرگمی و تعهد بیش از حد شود. بنابراین، نیاز به اولویت‌بندی دقیق وظایف است.
تمرکز بر مهم‌ترین وظایف: این ابزار کمک می‌کند تا تمرکز شما روی مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف باشد، در حالی که وظایف کمتر مهم و غیر فوری به طور مناسب مدیریت می‌شوند.
با این روش، می‌توانید زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید و از غرق شدن در انبوهی از وظایف جلوگیری کنید.
استراتژی 6: تمرکز بر کار عمیق
کار عمیق به معنای توانایی کار در محیطی آرام و بدون حواس‌پرتی با تمرکز و دقت بالا است. این مفهوم به تمرین توانایی‌های شناختی ما به مانند یک عضله اشاره دارد؛ جایی که توانایی‌های ما برای تمرکز و تولید به حداکثر خود می‌رسد و به مرور زمان بهبود می‌یابد. تجربه ذهنی این حالت مشابه وضعیت جریان است که با تمرکز و توجه شدید همراه است و ادراک از گذر زمان ناپدید می‌شود.
چرا کار عمیق مهم است؟
کار عمیق برای کارهای چالشی که نیاز به تمرکز کامل دارند، بهترین است. با این حال، دستیابی به این حالت به دلیل حواس‌پرتی‌های روزمره دشوار است. بنابراین، کار عمیق باید به عنوان یک مهارت در نظر گرفته شود که می‌تواند با تمرین منظم، مشابه دیگر مهارت‌ها، بهبود یابد.
راهکارهای بهبود مهارت‌های کار عمیق
اختصاص زمان قابل توجه برای تمرکز بدون وقفه
زمانی از روز را به کار عمیق اختصاص دهید که کمتر در معرض حواس‌پرتی‌ها باشید. به ویژه صبح‌ها که معمولاً احساس تازه‌تری دارید و انگیزه بیشتری دارید.
عدم بررسی چت، پیامها و ارتباطات قبل از شروع
قبل از شروع به کار عمیق، ایمیل‌ها و دیگر ارتباطات را بررسی نکنید. این کار می‌تواند از حواس‌پرتی جلوگیری کند و به شما کمک کند تا تمرکز خود را حفظ کنید.
برنامه‌ریزی برای استراحت و خواب کافی
مشابه ورزش، برای حفظ سرعت و کیفیت کار، نیاز به استراحت و خواب کافی دارید. بنابراین، وظایف کمتر چالش‌برانگیز را برای دیگر دوره‌های کاری تعیین کنید و زمانی برای بهبودی خود اختصاص دهید.
با پیروی از این راهکارها، می‌توانید مهارت‌های کار عمیق خود را تقویت کنید و کارهای چالشی را با تمرکز و کارایی بیشتر انجام دهید.
استراتژی 7: پیروی از روش 80/20
قانون 80/20، که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می‌شود، به عدم توازن در میزان انرژی و خروجی کار اشاره دارد. به عبارت دیگر، انرژی مصرفی برای یک کار، معادل خروجی آن نیست.
20% از کارها اساسی هستند، در حالی که 80% باقی‌مانده ممکن است اهمیت کمتری داشته باشند. شناخت نحوه اولویت‌بندی 20% حیاتی در برابر 80% کم‌اهمیت برای مدیریت زمان و بار کاری ما بسیار مهم است.
راهکارها برای استفاده از روش 80/20
- تقسیم زمان به صورت نابرابر: زمان موجود را به طور نابرابر تقسیم کنید تا به تفکیک 80/20 توجه کنید. زمان کافی برای تصحیحات، اصلاحات و بازخوردها بگذارید.
- طبقه‌بندی وظایف به 20% و 80%: وظایف را مرور کرده و آنها را به دسته‌های 20% یا 80% تقسیم کنید. وظایف 20% حیاتی و مهم هستند و تأثیر مستقیم بر اهداف دیگر دارند. وظایف 80% فوری ولی کم اهمیت تر هستند، زمان بیشتری می‌برند و انرژی بیشتری مصرف می‌کنند.
- اولویت‌بندی وظایف کلیدی: هنگام کار بر روی یک پروژه بزرگتر، وظایف کلیدی را به عنوان 20% شناسایی کرده و آنها را بر وظایف غیر ضروری (80%) اولویت دهید.
با رعایت این استراتژی مدیریت زمان، می‌توانید زمان و انرژی خود را بهینه کنید و بر روی وظایف اساسی تمرکز کنید تا خروجی بهتری حاصل شود.
سوالات متداول
1- چگونه اهمال کاری بر مدیریت زمان شما تأثیر می‌گذارد؟
اهمال کاری باعث کاهش توانایی ما در مدیریت مؤثر زمان و انجام به موقع وظایف می‌شود، زیرا ما زمان زیادی را برای شروع واقعی کار صرف می‌کنیم. زمانی که بالاخره شروع به کار می‌کنیم، زمان کمتری برای تکمیل پروژه باقی می‌ماند که احتمالاً منجر به احساس استرس، اضطراب و عدم موفقیت می‌شود.
2- مهارت‌های توسعه فردی چطور می‌توانند در مدیریت زمان به ما کمک کنند و باعث افزایش بهره‌وری شوند؟
مهارت‌های توسعه فردی، مانند خودآگاهی، هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی و سازماندهی، به طور مستقیم بر مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری تأثیرگذار هستند. این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا با شناخت بهتر نقاط قوت و ضعف خود، اهداف روشنی تعیین کرده و زمان خود را به طور مؤثرتر تقسیم کنید. با شرکت در دوره مدرس توسعه فردی-سازمانی آکادمی ستاره شمال، با بهبود مهارت‌های توسعه فردی، می‌توانید تمرکز بیشتری داشته باشید و زمان خود را به نحو مؤثرتری استفاده کنید. همچنین می توانید بع عنوان مدرس توسعه فردی-سازمانی به دیگران نیز کمک کنید تا بتوانند از زمان خود استفاده بهینه و موثرتری داشته باشند.
3- تعریف مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای «یک نوع تصمیم‌گیری است که توسط افراد برای ساختاردهی، محافظت و سازگاری با زمان خود در شرایط متغیر استفاده می‌شود.»